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PROJECT STORY 08
デジタルの力でお客様と社員を救う

本社 情報システム部 情報システムチーム:小倉 義幸

「もっと皆の日常を便利にしたい」願いはそれだけです。

情報システム部に所属し、日々社内外からの問合せやシステムトラブル対応といった業務をこなす小倉さん。入社2年目で、あるプロジェクトの主担当を任された。

どのような業務をしていますか?

普段は、社内システムの問合せ対応、PCやタブレットの不具合解消等の情報機器の整備、情報セキュリティ強化がメインです。時には、ソフトのインストール等細かなサポート業務もあります。社員の作業負担が減り、仕事がしやすい、便利な環境を整え、お客様へより多くのサービスを提供できるよう、間接的ですが尽力しています。

お客様と技術職双方の負担を減らしたいと思いました。

これまでの中で一番印象深い仕事は何でしたか?

技術職モバイル対応プロジェクトです。それまで、技術職は外勤の比率が多いにもかかわらず、内勤者と同じ条件の設備で、作業目的に見合った環境とはいえませんでした。その為、現場でデジタル機能を利用した仕事は限られており、そんな煩しさを解消してあげたい、そして忙しい農家さんが割けるわずかな時間を無駄にせず、技術員がより多くの修理を迅速にできるようにしたいと思っていました。このプロジェクトの話が浮上した時、機器の導入やPCの性能等を情報システムの観点から見直し、お客様と技術職双方の負担を減らしたいと思いました。

すばらしいですね。ところで技術職が利用するデジタル機能って何ですか?

一つ目に、外出先でも部品の在庫状況把握パーツリストの確認、修理完了時にお客様からサインを頂く「確認書」の用意が不可欠です。もう一つは農機の電気系統の修理原因を掴むために、農機のエラーコードを見て正確な症状を診断する「専用PC」があります。

もう少し詳しく聞かせて下さい。

これらの作業をする為にはネットワーク環境が必要で、確認書は印刷する為だけ、或いは事前に確認書を印刷しても、修理後現場で内容が変更になった時は、事務所に戻り確認書を出力し、再度お客様のサインを頂きに行かなければなりませんでした。診断専用PCは、機種の更新に伴う機能追加や不具合の修正、セキュリティ上の点からソフトのアップデートが必要な時は、本社へ送り対応を依頼するしかありませんでした。各事業所の設置台数も不十分で数人で共有していました。

主担当としてスケジュールを細部まで綿密に組みました。

それは不便ですね。どのように解決したのですか?

当時220人超在籍していた全国の技術職全員に専用PC、モバイルプリンタ、web会議用ソフトを導入することになりました。大きな案件だった為、当然失敗や作業工程の遅れ等は許されませんでした。主担当としてまずはWBS(Work Breakdown Structure:作業を分解して予定を組む方法)でスケジュールを細部まで綿密に組みました。PC10台で作業状況を再現するテストを慎重に重ね、改善点を洗い出すことから始めました。

どんなことを改善しましたか?

専用PCは、当初持ち運びに向いたモバイル型を選びましたが、複数の技術用ソフトをインストールしてみるとフリーズやバグの問題が多い事がわかりました。性能優先でノート型に変更し、各自必要な時はいつでも持ち出すことが出来る様になりました。ネットワークについては、VPN環境を整備し、外出先でも社内ネットワークの接続を可能にしました。部品の確認、確認書の印刷や診断用PCのアップデートも、現場で即可能になりました。

プロジェクトを通して感じた事は?

現場の状況をデジタルの力で利便性を高めたことで、間接的ではありますが、以前よりも修理対応方法が敏速に定まり、お客様の農機を早く復帰させることが可能になったと思います。技術員が外出先と会社を往復する時間や手間も減り、その結果、少なからずお客様が農作業で疲れた体を休める時間を確保でき、農家さんの満足度、技術員のサービス力向上に寄与することが出来たと思います。

感謝される時やりがいを感じます。

この仕事のやりがいは何ですか?

便利な仕組みを導入したり、社員からの問合せを解決して感謝される時やりがいを感じます。また日進月歩の業界ゆえ、セキュリティの新技術、RPA、スマートフォン、ビジネスチャット導入による円滑な社内コミュニケーションの実現等、刺激があります。

仕事上で壁に直面したことは?

職場では日々、様々な人と対話をし、互いに協力しなければ進められない仕事があります。かつて人の考えを変えられると思っていた私は、いろいろ無理をしていたと思います。

どのように解消したのですか?

自分の考えを変えるようにしました。アルフレッド・アドラーという心理学者が提言する「課題の分離」を当てはめると、相手に注意するまでが自分の課題であり、その後相手が行動を変えるかは他人の課題である。つまり他人に期待することは=相手の課題へ介入することになります。ある時、上司も「他人の価値観を変えようと思うのは自分のエゴ」と話しており、人を変えようとするより自分を変えるほうが早いと思うようになり、気持ちが楽になりました。

プライベートの時間を有意義にすることで、能率も上がります。

プライベートの時間は如何ですか?

昔は不定期に土日での出勤や残業があったのですが、今は仕事とプライベートの区別をつけやすくなったと思います。理由として会社の対策もありますが、仕事に対する自分の気持ちにも変化がありました。仕事には区切りが重要で、プライベートの時間を有意義にすることで、能率も上がると思います

今後の目標は何ですか?

解決できる範囲を増やす為、技術・知識を身につけたいです。便利になる方法が思いつかない、発想できても実行できないことがあるからです。日常「当たり前」にしている仕事も、ITを使えば自動化できたり、更に仕組みを整えればより効率的になるかもしれません。現在はまだテスト段階ですが、RPAという人間がPCで行っている事務作業を自動化して代替できるソフトに取り組んでいます。恒例化した手順の作業、単純作業、大量のデータを扱う作業に向いており、省いた時間で更に質の高い仕事に取り組むことが可能になると期待しています。ITでしか解決できないものは沢山あり、既に改善に努めてはいますが、これからも注力する必要があると思っています。

就職活動されている方へメッセージをお願い致します。

人生あっという間で、時間が経てば可能性は狭まっていくように感じます。10年後自分が「どうなっていたいか?どのような仕事をしているか?どのような技術をつけていたいか?」を今のうちに考え、その目的に沿って選択し、行動していくと良いと思います。



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